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A MultiGed disponibiliza para seus clientes através do acesso via web, imagens digitalizadas de todos os documentos submetidos pelo colaborador na vigência de seu contrato de trabalho e também posteriormente, com correções ou na eventualidade de processos trabalhistas.

Estes documentos são armazenados em local próprio da MultiGed, em pastas sem identificação visual (acesso restrito e controlado), além de permanente auditoria dos processos e do conteúdo documental.

Opcionalmente, os documentos podem ser digitalizados e/ou armazenados em local próprio do cliente, sob seu comando, a Multiged fazendo apenas a gestão do processo e disponibilizando as imagens para acesso remoto via Internet.

Os procedimentos internos da MultiGed adequam-se às necessidades especificas de cada cliente, aos mais variados tipos de documentos, seja na aparência, tamanho e formato, presença de assinaturas, gramaturas, datas de validade e/ou expiração, ou qualquer outro parâmetro de interesse especifico.

A grande maioria dos quase três milhões de processos trabalhistas julgados anualmente no Brasil termina em acordos pela falta ou inadequação da documentação correta para uma boa defesa, o que inclui contratos de trabalho, aditivos, espelhos de ponto, avisos e recibos de férias, autorizações para vale transporte, refeição e alimentação, seguros diversos, entregas de cestas básicas, atestados médicos, etc...

A MultiGed oferece um back-up natural de toda documentação em seu poder, uma análise constante de sua consistência, informação imediata de desvios ou falta de documentos indispensáveis, atualização permanente do acervo documental de cada funcionário com a recepção e digitalização de novos documentos e outras funcionalidades, tudo em um ambiente seguro e permanentemente disponibilizado para acesso de seus clientes.

A tomada de ação corretiva é extremamente facilitada por uma série de relatórios de auditoria e controle, com impacto positivo e direto sobre o risco trabalhista assumido pelos clientes da MultiGed.

A disponibilização de imagens de documentos na área escolar é fundamental em certos periodos do ano e as vezes coincide com o período de férias escolares, tornando o procedimento de obtenção de copias de documentos mais custoso, como históricos escolares, diplomas, certificados, etc...

O período de guarda legal de documentos, acoplado a volatilidade de documentação de alunos, cuja permanência na instituição é normalmente rápida, torna a gestão documental uma tarefa de alto volume e acesso constante, o que faz da digitalização e acesso eletrônico uma alternativa de extrema aderência.

Portais de aluno ou de clientes podem ser interligados aos aplicativos da MultiGed de forma a assegurar presteza no atendimento.

Processos e contratos são documentos que precisam ter acessos perfeitamente identificados, sempre de uma unica origem e legalmente comprovados.

Documentos originais devem ser guardados contra a obtenção de cópias não autorizadas, fraudes ou manuseio indevido e a troca de informações entre as partes envolvidas deve ser sempre protegida através de criptografia de dados.

Como documentos “vivos”, a MultiGed pode controlar prazos de validade, indices de correção de contratos e propostas, assim como seus anexos. Da mesma forma, todo o encadeamento entre anexos, adendos e contrato “master” pode ser feito pela MultiGed.

A divulgação de acesso digital garante que cada participante em uma causa ou acordo tenha acesso simultaneo e controlado à uma unica versão de documento, com segurança, privacidade e a diligencia necessaria sem envio de emails ou cópias reprograficas que podem se transformar em fontes de vazamento de informação.

Paralelamente, a MultiGed pode disponibilizar senhas de acesso temporário para que pessoas pontualmente envolvidas em processos, análises e auditorias possam fazer uso das imagens sem necessariamente tocar em documentos fisicos. Os acessos temporários são automaticamente extintos após expirada sua validade.

A escolha de imagens, o uso de certificação digital e a formatação sob controle de documentos como petições, processos, digitalizados no mesmo formato exigido pelas diversas instancias do Poder Judiciario, aumentam significativamente o poder da solução MultiGed.

As imagens selecionadas podem também passar por um processo de Certificação Digital, que, à um custo marginal, pode dar a elas uma chancela de valor legal, dispensando assim o uso de documentos originais, de valor intrínseco sensivelmente maior.

Documentos podem ser digitalizados centralmente na MultiGed ou no próprio cliente e depois tipificados, complementados. classificados e as respectivas imagens mantidas em servidores centrais da MultiGed, de onde podem ser acessados.

Todo o processo de digitalização é feito por maquinas de diversas capacidades, formatos e velocidades de leitura, escolhidas conforme o tipo e legibilidade do documento na entrada assim como seu estado físico de conservação e manuseio.

Estes documentos podem ser selecionados, impressos junto ao solicitante, compostos com outros documentos, re-enviados para outros destinatários de forma segura e extremamente rápida.

Todo o processo repousa sobre uma plataforma de imagens criptografadas e de acesso seguro sob constante auditoria.

As imagens podem ser disponibilizadas através da combinação de consultas diretas ou simples filtros de pesquisa, gravadas em meio persistente para segurança junto ao cliente do serviço.

A MultiGed dispõe de ambientes reservados para que clientes possam fazer, in-loco, pesquisas documentais e comparativos com a documentação fisica, quando necessario.

A MultiGed pode também integrar o processo de digitalização a sistemas de ERP ou outros legados do cliente que passa assim a contar com suporte de imagens sob um único código de acesso.

A eficiência de um bom processo de digitalização depende substancialmente da forma e organização da guarda física da documentação.

A MultiGed auxilia a empresa cliente na organização, manutenção e na guarda física e custódia da documentação em local próprio. Os documentos podem ser armazenados em caixas Box, com conteúdo sob responsabilidade do cliente ou da própria MultiGed, em caixas lacradas ou com conteúdo identificado e catalogado para posterior acesso via web.

Diversos serviços podem estar associados a esta atividade, como a abertura e organização seletiva de caixas, reorganização de conteúdo com identificação de documentos originais com códigos de barra e disponibilização na web de forma seqüencial para pesquisa posterior, tipificação, análise de conteúdo e outras.

Com isso, a movimentação de caixas se torna mínima e o acesso passa a ser individual ao documento contido na caixa.

A forma de arquivamento físico objetiva sempre o acesso a qualquer documento em três toques de teclado e acesso direto ao documento físico. O serviço de guarda física é totalmente coberto por seguros específicos e monitorado 24hs, com freqüentes exercícios de prevenção e teste de rotinas de intervenção de emergência.

A Multiged sugere a melhor disposição de documentos no processo de guarda fisica, analisando o tamanho, probabilidade de acesso posterior, volatilidade de conteudo, inclusão de novas paginas ou acesso individual à documentos constantes de conjuntos ou dossies a serem armazanedos, sempre no sentido de se garantir a forma mais rapida de acesso na melhor relação custo/beneficio possivel.

Barreiras de acesso controlado em três niveis são oferecidas para se bloquear o acesso não autorizado ao acervo documental.

Prestadores de serviço precisam normalmente disponibilizar para seus clientes provas documentais de controle de serviços prestados, contratos e outro documentos diretamente ligados á sua execução, e muito frequentemente ligados a processos de faturamento e auditoria.

A digitalização e o expurgo de documentos comprobatórios permite a redução de espaço de arquivamento para uma fração mínima do espaço usualmente uti

lizado e aumenta a eficiência da pesquisa documental de forma exponencial. O acesso a versões únicas de documentos tanto pelo tomador como o prestador do serviço torna mais rápido o consenso entre as partes e também mais rápido o acesso à documentação comprobatória dos serviços no tempo.

A transparência entre as partes também é sensivelmente melhorada com a adoção da digitalização e disponibilização imediata de imagens ao tomador de serviços, eliminando-se em grande parte o transito de papéis entre as empresas.

A leitura de imagens gravadas em mídia analógica, já em processo de phase-out no mercado como microfilmes, microfichas ou com problemas de indexação como CDs e DVDs podendo ser facilmente convertidas para formatos mais modernos e com ampla facilidade de localização quando necessario.

As imagens são recebidas pela Multiged em seu formato original, melhoradas com ferramentas especificas de aumento de contraste e definição, indexadas por informações contidas nas imagens e regravadas em formato designado para acesso pelo cliente.

Com isso, o cliente poderá ter todo o seu acervo de imagens digitalizadas com tecnologia corrente, com garantia de possibilidade de migração para tecnologias subsequentes, sem maiores risco e com ampla capacidade de leitura e reprodução.

É de se salientar que muitos microfilmes de gerações anteriores já se encontram com dificuldades de leitura ou mesmo de localização de equipamento compatível de leitura para o seu continuo manuseio. Isso é ainda mais frequente quando se tenta a recuperação de dados históricos microfilmados há mais de 25 anos.

A MultiGed possui equipamentos com uma extensa gama de compatibilidade com formatos antigos e pode disponibilizar imagens antigas, analógicas e de difícil interpretação para acesso em resolução melhorada pela Internet em pouco tempo.

Existe atualmente um problema crônico no mercado que é a ausência de documentação hábil para a defesa de processos judiciais no exíguo tempo disponível para defesa e com o grau necessário de confiabilidade e consistência.

A sincronia entre as diversas partes envolvidas, como advogados, testemunhas, responsáveis pela empresa e prepostos, gestores, órgãos públicos, poder judiciário e outros, tornam a defesa ainda mais complexa.

A MultiGed recepciona os documentos, os audita antes do processo de digitalização, confere sua conformidade quanto a legibilidade, presença de assinaturas, rasuras, aprovações, comprovações, vínculos, pagamentos, originalidade, constatação de presença ou não, e, de forma consistente e permanente, alerta o cliente sob o status de todos os documentos sob sua gestão, com todo o processo disponibilizado via web, 24 hs.

As regras de adição e exclusão de documentos são definidas pelo cliente, que decide também sobre as eventuais rotas de pesquisa. A MultiGed também alerta, de forma configurável, com antecedência, a data de vencimento de documentos, atestados, licenças, contratos, permitindo a tomada de ações preventivas por parte do cliente através de relatórios de fácil leitura e especificamente dirigidos aos gestores responsáveis pela tomada de ações pertinentes.

Todo o trâmite de documentos, na saída da guarda física e na sua reentrada, é auditado para manutenção de permanente conformidade às regras previamente estabelecidas, o que mantem o acervo documental com a máxima confiabilidade no decorrer do tempo.

A grande evolução no processo de digitalização é a certificação digital de imagens com o RTD (Registro de Títulos e Documentos), o que assegura que a imagem digital é um documento com o mesmo valor legal do documento original que o gerou.

Com isso, a necessidade de se recorrer ao documento original passa a ser cada vez mais remota, sendo a sua imagem digitalmente certificada plenamente aceita e suficiente para todas as instancias legais, com uma garantia cartorial de autenticidade.

A certificação digital é necessária apenas quando exigida legalmente, com custos ainda menores que cópias autenticadas de documentos, e feita de forma totalmente eletrônica sem qualquer interferência manual sobre o documento que a originou, uma garantia de confidencialidade no acesso e rapidez no processo.

O documento certificado pode ser utilizado quantas vezes se fizerem necessário, sem necessidade de emissão de novas cópias, uma grande economia de tempo e dinheiro nos inúmeros processos documentais da empresa.

As imagens certificadas são armazenadas em servidores próprios, totalmente seguros e disponibilizadas via internet quando solicitadas, evitando-se assim, reenvios, solicitações de documentação física, traslados de documentos entre locais por vezes distintos e uma total sincronia com os atuais requerimentos da Justiça, que exige a petição eletrônica de processos.

O modelo de certificação digital pode ser adotado a qualquer tempo, sem qualquer interferência no modo de arquivamento ou disponibilização dos documentos pela Internet.

Arquivos em formato .pdf normais são extensos e consomem tempo razoável de transmissão e armazenamento.

As petições eletrônicas têm atualmente limites bem definidos de tamanho de arquivos a serem transmitidos, o que faz com que uma simples remessa de um processo exija uma série de transmissões e dificuldades no seu manuseio e recomposição no destino.

A compactação dos arquivos no formato .pdf assegura a correta colocação de paginas em ordem de leitura, a única transmissão sem qualquer particionamento, e suficientes para a maioria de processos, ao mesmo tempo em que não se perde nenhuma caracteristica do documento como legibilidade, segurança ou possibilidade de leitura por qualquer leitor de arquivos no formato padrão Adobe.

Os documentos assim produzidos guardam todas as características de legibilidade, de “zoom” para maior detalhamento e de incorporação a outros documentos apresentadas pela formatação Adobe original.

Todo o processo é eletrônico, as imagens originais são recuperadas ou expurgadas se estiverem sem informação ou conteúdo, são rearranjadas se for necessário, condensadas em até 20 vezes menores do que o tamanho original e colocadas em arquivo de leitura imediata por qualquer interpretador Adobe ou compatível.

A Multiged digitaliza e indexa os documentos fiscais e tributários da empresa segundo regras por ela estabelecidas, e os consolida em pastas virtuais de acesso instantâneo, controladas em um abiente de alta segurança e rastreabilidade.

Todos os documentos que interagem entre si podem assim ser visualizados em lote, como, por exemplo, uma guia de recolhimento do FGTS, vinculada à Relação de empregados com os valores recolhidos individualmente, GEFIP´s, protocolo de transmissão, etc... Outro exemplo na área fiscal é a conexão entre Notas Fiscais e autorizações de pagamento, comprovantes de quitação e outros documentos que se interagem num único processo.

Os documentos selecionados podem ser impressos sob comando do usuário, na forma ou local que ele optar.

Com isso, permite-se a disponibilização seletiva de documentos, atendendo exclusivamente situações pré-definidas, onde o auditor tem acesso apenas à documentação sob sua jurisdição.

Adicionalmente, os relatórios de auditoria continuada garantem que a empresa saiba a qualquer momento a situação dos recolhimentos realizados ou não, com imediata comprovação documental.

Todos os relatórios e informes podem ser segmentados por matriz, filial, departamentos ou qualquer outra forma no momento de sua geração, com garantias de exclusividade na recepção e rapidez no processo de solicitação e envio.

O ganho de tempo e a consistência na pesquisa de informação documental são substanciais na adoção da digitalização e gestão Multiged.

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